Eisen administratie
Elke zelfstandig ondernemer heeft de wettelijke verplichting om een goede administratie bij te houden. Hierbij moet je denken aan debiteuren- en crediteurenadministratie, grootboek, in- en verkoopadministratie, jaarrekeningen en accountantsverklaringen, loonadministratie (bij personeel) en voorraadadministratie.
De fiscale bewaarplicht van documenten is 7 jaar. De bewaarplicht bij onroerende zaken, zoals een eigen bedrijfspand, bedraagt 10 jaar.
)
Urenadministratie
Een goede urenadministratie geeft inzicht in zowel de bedrijfsactiviteiten als de wel en niet declarabele uren. Maak een onderscheid in uren voor:
opdrachten
acquisitie (zoals telefoon- en mailcontacten, bedrijfsbezoeken en netwerkbijeenkomsten)
administratie en studie
Bovendien is het urencriterium één van de criteria om in aanmerking te komen voor de zelfstandigen- en/of startersaftrek. Om aan het urencriterium te voldoen, moet je minimaal 1.225 uur per jaar besteden aan je onderneming.
Btw-administratie
Btw-plichtige ondernemers zijn verplicht een btw-nummer aan te vragen bij de Belastingdienst en moeten een aparte btw-administratie bijhouden. De btw-administratie is de basis voor je aangifte. Eens per maand, kwartaal of jaar, afhankelijk van de afspraak met de Belastingdienst, moet btw-aangifte worden gedaan. Houd daarvoor het volgende bij:
uitgaande facturen
ontvangen facturen
uitgaven
ontvangsten
privégebruik van goederen en diensten
Let op: journalistiek werk is vrijgesteld van btw. Fotografen en commerciële tekstschrijvers moeten wel btw berekenen.
Bij handel met het buitenland moeten ook de invoer en uitvoer van goederen apart worden bijgehouden.
Eisen bij het opstellen van facturen
Voor facturen gelden de volgende eisen:
doorlopende en opeenvolgende nummering
datum en factuurnummer
naam, adres en btw-identificatienummer van de opdrachtgever
omschrijving van de geleverde prestatie en datum van levering
prijs exclusief btw
het toegepaste tarief
bedrag aan btw
Kleineondernemersregeling
Als je in een jaar minder dan € 1.883 aan btw hebt betaald, kun je in aanmerking komen voor de kleineondernemersregeling van de Belastingdienst. Je hoeft dan minder of soms zelfs helemaal geen btw te betalen.
Verplichtingen als werkgever
Als je personeel in dienst neemt, moet je je als werkgever bij de Belastingdienst melden. Je berekent en betaalt zelf de loonheffingen. Ook ben je verplicht een loonadministratie bij te houden.
Informatie over administratieve verplichtingen en loonheffingen vind je op de website van de Belastingdienst.
Wel of geen boekhouder
Je kunt de hele boekhouding zelf doen, bijvoorbeeld met behulp van een online boekhoudpakket, maar het doen van aangifte inkomstenbelasting en het opstellen van de jaarrekening kan complex en tijdrovend zijn.
Je kunt de financiële administratie ook uitbesteden aan een boekhouder. De kosten zijn afhankelijk van wat je zelf doet en uitbesteedt. Kies voor een boekhouder die veel zzp’ers tot zijn klantenkring rekent.