Mijn werkgever weigert oude functioneringsverslagen uit mijn personeelsdossier te verwijderen. Mag dat zomaar?

Ik werk inmiddels bijna 30 jaar bij dezelfde werkgever binnen de publieke omroep. In die periode is nooit sprake geweest van een arbeidsconflict. Ik zou daarom graag willen dat oude functioneringsverslagen uit het begin van mijn dienstverband uit mijn personeelsdossier worden verwijderd. Mijn werkgever weigert dat. Mag hij deze verslagen na zo’n lange tijd nog bewaren en kan ik verwijdering daarvan afdwingen?

Dat hangt af van de omstandigheden. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bepaalt niet precies hoe lang een werkgever functioneringsverslagen, beoordelingen en andere documenten uit een personeelsdossier tijdens het dienstverband mag bewaren. Wel geldt het uitgangspunt dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Ná beëindiging van het dienstverband moet de werkgever het personeelsdossier in beginsel binnen twee jaar verwijderen, tenzij voor bepaalde documenten wettelijke bewaartermijnen gelden die een langere opslag verplichten, zoals administratieve of fiscale gegevens.

Tijdens het dienstverband mag een werkgever functioneringsverslagen en andere documenten uit het personeelsdossier, zoals schriftelijke waarschuwingen en gespreksverslagen, bewaren zolang daarvoor nog een gerechtvaardigd en noodzakelijk doel bestaat. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als de stukken nog relevant zijn voor de beoordeling van het functioneren, de loopbaanontwikkeling of een mogelijk arbeidsrechtelijk geschil. Zijn functioneringsverslagen of waarschuwingen bijvoorbeeld tien of twintig jaar oud en hebben deze geen actuele betekenis meer, dan kan het bewaren daarvan in strijd zijn met de AVG. De werkgever zal dan moeten kunnen uitleggen waarom het nog steeds noodzakelijk is om deze gegevens te bewaren.

Wil je dat bepaalde oude stukken uit je personeelsdossier worden verwijderd, dan kun je je werkgever op grond van artikel 17 AVG verzoeken om deze gegevens te wissen. Het recht op gegevenswissing is echter niet absoluut. De werkgever kan een verzoek onder omstandigheden weigeren, bijvoorbeeld wanneer hij een gerechtvaardigde reden heeft om de gegevens te blijven bewaren, zoals dossieropbouw of een voorzienbare arbeidsrechtelijke procedure.

Heb je al jarenlang een goed dienstverband zonder noemenswaardige problemen of conflicten? Dan kan het voor de werkgever lastiger zijn om te onderbouwen waarom zeer oude functioneringsverslagen of vergelijkbare documenten nog steeds noodzakelijk zijn.

Wijst je werkgever het verzoek om gegevenswissing af, dan moet hij die beslissing motiveren. Ben je het daar niet mee eens, dan kun je de afwijzing laten toetsen door de kantonrechter of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Of je het zover wil laten komen is een belangenafweging. Hoe ouder de aantekeningen in je dossier zijn, hoe minder gewicht zij doorgaans hebben en hoe groter de kans dat zij in de praktijk al als ‘verjaard’ worden beschouwd. 

Carline Morskate, jurist NVJ Advocaten & Juristen

• Ga naar de rubriek Mag dat zomaar voor veel meer juridische kwesties