Privacyverklaring Juridische Afdeling NVJ

De juridische afdeling van de NVJ verleent rechtshulp aan leden van de NVJ op basis van het bepaalde in het reglement Rechtsbijstand van de NVJ. Op de juridische afdeling van de NVJ zijn zowel advocaten als juristen werkzaam.

De juridische afdeling van de NVJ verwerkt gegevens over personen (“persoonsgegevens”). Het gaat daarbij onder meer om gegevens die betrekking hebben op:

• personen die cliënt zijn, dit zijn mensen die de juridische afdeling van de NVJ benaderen voor rechtshulp (hierna: “cliënt”);

• personen van wie wij producten of diensten afnemen of die werkzaam zijn bij onze leveranciers (hierna: “leveranciers”);

• derden, zoals personen, niet zijnde cliënten, wier gegevens in de dossiers voorkomen die wij in behandeling hebben, andere advocaten met wie wij contacten onderhouden of bezoekers van onze website (hierna: “derden”).

Bescherming privacy

De juridische afdeling van de NVJ respecteert persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt of die wij anderszins verkrijgen vertrouwelijk wordt behandeld.

Persoonsgegevens die door de juridische afdeling van de NVJ zijn verkregen via onze website, contactformulieren of op een andere manier, behandelt de juridische afdeling zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Met dit reglement wordt uitvoering gegeven aan de in de AVG neergelegde informatieplicht aan de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens de juridische afdeling van de NVJ verwerkt.

Hoe verzamelen we persoonsgegevens?

De juridische afdeling van de NVJ verzamelt op de volgende manieren persoonsgegevens:

• gegevens die een actief aan ons worden verstrekt, bijvoorbeeld in een contactformulier,

  via e-mail of in een telefoongesprek;

• Gegevens die een passief aan ons worden verstrekt door bezoek aan de NVJ website, zoals IP-adres dat, zoals gebruikelijk bij websites, automatisch wordt opgeslagen in de logbestanden van de webserver.

Welke persoonsgegevens worden verzameld?

Van cliënten verwerken wij de volgende gegevens:

i) contactgegevens (NAW-gegevens, titulatuur, telefoonnummers en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), geboortedatum,

ii) gegevens onder i) van de wederpartij of derden;

iii) gegevens met het oog op de behandeling van de zaak of de beslechting van het geschil;

iv) gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen;

v) andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- of regelgeving.

Van derden verwerken wij de volgende gegevens:

i) contactgegevens (NAW-gegevens, titulatuur, telefoonnummers en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens);

ii) gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden en gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op het onderhouden van het contact met deze derden;

iii) andere gegevens die ons door cliënten of derden worden verstrekt of die uit openbare bron worden verkregen in het kader van de behandeling van een zaak.

Waarvoor verwerken we persoonsgegevens?

De juridische afdeling van de NVJ verwerkt je persoonsgegevens ten behoeve van de dienstverlening of die je op eigen initiatief hebt verstrekt.

Meer specifiek gebruiken we jouw gegevens voor:

• het verlenen van juridische diensten, waaronder het voeren van (gerechtelijke) procedures;

• advisering, bemiddeling en verwijzing;

• voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen;

• innen van declaraties;

• evaluatie van onze dienstverlening;

De specifieke persoonsgegevens die de juridische afdeling van de NVJ verwerkt zijn afhankelijk van de vorm van het gebruik van onze dienstverlening.

Op welke grondslagen ("rechtsgronden") is het gebruik van jouw gegevens gebaseerd?

Wij gebruiken jouw gegevens op basis van de volgende grondslagen ("rechtsgronden"):

• Jouw toestemming doordat je gegevens op eigen initiatief verstrekt;

• De gegevens nodig zijn voor het sluiten en/of uitvoeren van de overeenkomst die we met jou hebben voor verlening van juridische diensten op basis van je lidmaatschap;

• De gegevens zijn nodig om te voldoen aan een op ons rustende wettelijke verplichting;

• De gegevens zijn nodig voor ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld om meer inzicht te krijgen in onze leden of klanten en hun wensen.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor wij ze verwerken. In het algemeen hanteren wij daarbij de volgende bewaartermijnen:

• om te voldoen aan wet- en regelgeving: gegevens die nodig zijn voor onze boekhouding worden zeven jaar bewaard;

• voor archivering: conform advies van de Orde van Advocaten bewaren wij de door ons behandelde dossiers maximaal twintig jaar.

Met wie kunnen we persoonsgegevens delen?

De juridische afdeling van de NVJ deelt uw persoonsgegevens alleen met derde partijen voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden. Hierbij valt te denken aan het (laten) uitvoeren van een deskundigheidsonderzoek of het inschakelen van een andere derde partij namens en in opdracht van de NVJ, zoals een IT-leverancier, maar ook het verstrekken van uw persoonsgegevens in verband met (gerechtelijke) procedures of correspondentie met de wederpartij.

Daarnaast kan de juridische afdeling van de NVJ persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Met de derde partij die namens en in opdracht van de NVJ uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. Door de NVJ ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Hierbij valt te denken aan een accountant, notaris, ingeschakelde andere derde partij ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport.

Beveiliging en geheimhouding

De NVJ past verscheidene technische en organisatorische maatregelen toe om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking of ongeoorloofde toegang.

Het gaat daarbij om administratieve, fysieke en technologische maatregelen. Bij ons werkzame personen zijn gebonden aan geheimhouding, en dienen zich te houden aan onze instructies die gericht zijn op de adequate bescherming van uw gegevens.

Als de NVJ een externe partij inschakelt om persoonsgegevens op te slaan ofverwerken, sluit de NVJ een verwerkersovereenkomst met deze partij die voldoet aan de eisenvan de AVG. De juridische afdeling van de NVJ bewaart backups van haar gegevens bij op een veilige locatie en spant zich in om digitale versleuteling in te zetten wanneer dat haalbaar en nuttig is. De software die de NVJ gebruikt om persoonsgegevens te verwerken, is afkomstig van gerespecteerde en betrouwbare leveranciers.

Welke rechten heb je?

Je hebt op grond van de wet in ieder geval de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Een kopie en inzage te vragen in jouw gegevens;

• Informatie te ontvangen over de verwerking van jouw gegevens;

• Incorrecte gegevens te laten corrigeren;

• Onvolledige gegevens compleet te maken, gezien de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• Jouw gegevens te laten verwijderen;

• Jouw gegevens te laten "beperken";

• Bezwaar te maken tegen het gebruik (de verwerking) van jouw gegevens;

• Als je toestemming hebt gegeven voor gebruik van jouw gegevens, die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van jouw gegevens;

• Als je de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door jou zijn aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van jouw gebruik van onze dienst), en je daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens elektronisch worden verwerkt: dan heb je het recht om jouw gegevens in een gestructureerd en gangbaar format mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, de gegevens op jouw verzoek op die manier aan een andere partij over te laten dragen.

• Een klacht in te dienen bij de bevoegde privacy-toezichthouder (dit kan de toezichthouder zijn in het land van jouw gewone verblijfplaats, waar je je werk verricht of waar (gestelde) inbreuk wordt gemaakt op de privacywetgeving), in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/).

Om jouw rechten uit te oefenen, kan je contact met ons opnemen via het contactformulier op deze website. U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van ons.

Bovengenoemde rechten zijn niet absoluut; zij zijn niet onder alle omstandigheden van toepassing en de toepasselijke regelgeving voorziet in de nodige uitzonderingen. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen.

Als we niet aan jouw verzoek tegemoet komen, dan zullen we uitleggen waarom.

Heb je vragen of klachten?

Als je vragen of klachten hebt over het gebruik van jouw gegevens of over deze privacyverklaring kan je contact opnemen met de juridische afdeling van de NVJ via het daartoe bestemde contactformulier.

Kunnen we deze privacyverklaring aanpassen?

Ja. Deze privacyverklaring is opgesteld op 12 december 2023. Indien wij deze verklaring in de toekomst aanpassen, dan zullen we de gewijzigde verklaring op onze website publiceren, met vermelding van de datum waarop de wijzigingen ingaan. Als sprake is van wijzigingen die één of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, dan doen wij ons best om die betrokkenen hierover ook direct te informeren.