Alle bij ons bekende contactpersonen van organisaties die LPP aanvragen krijgen een email met een link voor bevestiging. Daarmee laat je weten dat jij de juiste contactpersoon bent voor het aanvraagproces namens jouw organisatie. Ben je niet de juiste persoon? In de mail staat wat je dan moet doen. (of mail het vast naar ledenservice@nvj.nl)

Na je bevestiging krijg je een nieuwe mail met de uitnodiging een account aan te maken op nvj.nl. Maak een account aan en log in.

Heb je al een account op de website? Bevestig dat je de contactpersoon bent en log dan in. Doe dat met het mailadres waarop je ook de mail voor bevestiging contactpersoon hebt gekregen, anders werkt het niet.

Nadat je je account hebt aangemaakt en bent ingelogd, zie je een formulier met gegevens van je organisatie.

• Controleer de gegevens en vul ze aan waar nodig. Onderaan de pagina klik je “volgende”.

• Lees de algemene voorwaarden goed en geef akkoord (scroll naar beneden tot het eind van de voorwaarden, dan wordt de knop aanklikbaar).

• Download de verwerkersovereenkomst, sla deze op op je computer.

• Klik “Bevestigen”. Krijg je een foutmelding of is de knop "Bevestigen" nog niet aanklikbaar? Dan heb je iets niet, of niet goed ingevuld, Dat kan ook op de vorige pagina zijn, je kunt met "Vorige" terug.
  
  Je moet nu de verwerkersovereenkomst invullen en laten tekenen door een persoon uit jouw organisatie die tekenbevoegd is. Scan deze daarna in als PDF. In de volgende stap moet je de getekende overeenkomst uploaden. Als je dit niet gelijk kunt doen, kun je prima even stoppen met het proces en later verder gaan. Log dan opnieuw in en ga weer naar "LPP aanvragen".

Als je de vorige stappen hebt afgerond kun je de ingevulde en getekende verwerkersovereenkomst uploaden.

Nu moet je even wachten. De NVJ zal zo snel mogelijk na ontvangst de verwerkersovereenkomst beoordelen.

Als de verwerkersovereenkomst door ons is ontvangen en goedgekeurd ontvang je een email. Vanaf dat moment kun je via de portal verder met het aanvragen van de LPP voor de medewerkers.

Je ziet nu een overzicht van de medewerkers in "LPP aanvragen".

Je ziet in de portal alle medewerkers van jouw organisatie die in de afgelopen periode een LPP hebben gehad. Je geeft bij elke medewerker aan of deze voor de nieuwe periode wel of niet weer een LPP moet krijgen.

a.      Kies voor “LPP aanvragen” als iemand wel een LPP moet krijgen, en voor “Niet verlengen” als deze geen LPP meer nodig heeft in de volgende periode.

b.      Als je kiest voor “LPP aanvragen” opent een nieuw scherm. Controleer de gegevens van de medewerker en vul ze waar nodig aan. Je kunt de initialen en de voornaam aanpassen. (Klopt er meer niet? Neem dan contact op met onze ledenservice. )

Bij elke medewerker die een nieuwe LPP moet krijgen upload je een recente pasfoto van 150x200 pixels, bestandsformaat .jpg

a.      Geef deze aan ons door via de portal via de knop “Nieuwe medewerker “. Let op: je mag alleen kaarten aanvragen voor iemand die in vaste dienst is (fulltime of parttime). Freelancers vragen hun eigen kaart aan.

(NB: ook medewerkers die de afgelopen periode niet, maar in de jaren ervoor wél een LPP hadden geef je op deze manier door.) 

b.      Je vult voor de nieuwe medewerker in: initialen, voornaam, tussenvoegsel, achternaam en uploadt ook voor hen een pasfoto.

c.      Voor deze medewerkers zorgt onze ledenservice voor de verdere registratie

Links zie je “LPP hesjes” in de portal. Als je daarop klikt kun je de gewenste aantallen hesjes doorgeven. Je kunt kiezen uit gewone hesjes of XL-hesjes.

Je bestelt de hesjes niet per medewerker, maar een totaal aantal voor je organisatie.

Wil je geen hesjes? Vul dan niks in.

De kosten voor de hesjes worden tegelijkertijd met de kosten voor de perskaarten gefactureerd.

Zodra jij een LPP aanvraagt voor een medewerker krijgen wij de gegevens binnen. Elke aanvraag van een organisatie wordt goed bekeken. Als er vragen zijn nemen we contact met je op.

Als de aanvragen zijn goedgekeurd gaan deze dezelfde dag naar de drukker. Je ziet dat ook in de portal: de status is dan veranderd van "In behandeling" naar "Goedgekeurd".

De drukker zal de verdere afhandeling doen: het drukken van de kaart, het bijvoegen van de brief, en eventueel je bestelde hesjes bijvoegen. De drukker probeert zoveel mogelijk alles in één keer te sturen, maar het kan incidenteel voorkomen dat je perskaarten en hesjes in enkele zendingen ontvangt.