Hoe maak jij als fotograaf een factuur?

Binnen de opdrachtfotografie bestaan er zeer diverse manieren van afrekenen. De ene fotograaf rekent altijd een all-in prijs per klus. Een andere fotograaf factureert alleen zijn tijd op locatie waarbij dat tarief inclusief beeldbewerking is. Onlangs sprak ik een fotograaf die, naast de tijd op locatie, een vast bedrag per geleverde foto afrekent. Hoe langer ik hierover na denk hoe meer ik ga geloven in een vaste aanpak voor tarieven van fotografen.

Natuurlijk is elke fotograaf ondernemer en moet dus zelf bepalen hoe die de fotografiedienst afrekent. Maar zou het richting opdrachtgevers niet beter zijn als we allemaal onze diensten op eenzelfde manier afrekenen? Dan zijn diensten makkelijk te vergelijken. Daarmee bedoel ik niet dat we allemaal dezelfde tarieven moeten handhaven. Maar wel dat we kunnen nadenken over de manier waarop we een offerte en factuur maken. Ik neem je in dit artikel graag mee in de diverse manieren van het berekenen van fotografiediensten en ga daarbij in op de voor- en nadelen per manier van factureren.

Opdrachtfotografie en beeldrechten

Vooropgesteld is dat het hier gaat om opdrachtfotografie, dus de bedragen die je krijgt voor de tijd die je in een fotografieklus stopt. Naast deze bedragen kun je ook extra geld vragen voor het gebruik van foto’s. Wat voor gebruiksrechten je bij de foto’s geeft is geheel aan jou als ondernemer. Het maakt wat betreft gebruik nogal uit of je opdrachtgever de foto’s onbeperkt de hele wereld in mag gooien (en/of verkopen), of dat ze je foto’s alleen zelf mogen gebruiken eventueel aangevuld met een bepaalde gebruiksduur. Regel dit goed voorafgaand aan het maken van de foto’s. (Dit artikel gaat niet over gebruiksrechten maar over de tarieven voor je uren die je aan een klus besteed.)

Waarom inzichtelijk voor opdrachtgevers?

Fotografie is superleuk, maar dat wil niet zeggen dat je daar dan niet aan mag verdienen. Tarieven moet je wel kunnen uitleggen. Kun je dat niet duidelijk, dan zou het kunnen dat de opdrachtgever je dienst als duur beschouwd. Als je zomaar 800 euro vraagt voor 5 foto’s kunnen opdrachtgevers denken dat dat bedrag behoorlijk fors is voor een paar foto’s. Maar als die opdrachtgever weet dat jij voor die 5 foto’s 10 uur hebt gewerkt, snappen ze wel dat je daar 800 euro voor vraagt. Hoe duidelijker en inzichtelijker iets is, hoe meer begrip je daarvoor krijgt.

Bewust of onbewust concurrentie op prijs?

Het lijkt mij een goed idee dat fotografen op eenzelfde manier de bedragen in een offerte en factuur opstellen. Maar daarmee bedoel ik niet dat je dan je tarieven naar beneden moet bijstellen. Concurreren op prijs is een slecht idee, maar het wordt door fotografen toch veel gedaan. Bereken een goed tarief en houd je daaraan. Op die manier kunnen we allemaal normaal geld verdienen. Ik zeg niet dat concurrentie slecht is. Wil je graag concurreren? Prima! Maar concurreer niet met je tarief maar met je dienst, website, service, enz.

Als jij je tarieven niet goed (of überhaupt niet) hebt doorberekend en je vindt het prima om voor nog geen 40 euro per uur te werken, ben je onbewust aan het concurreren op prijs. Je zou kunnen denken dat je wel werkt voor 70 euro per uur. Want je biedt misschien wel een dagtarief op je site aan voor 600 euro. Maar als je de dag na de shoot ook nog de beelden moet verwerken, zou het maar zo kunnen dat je twee dagen aan het werk bent (16 uur) voor die 600 euro. Dat komt neer op nog geen 38 euro per uur. Als je conculega de tarieven wel goed berekend en zich daaraan wil houden en daarom bijvoorbeeld voor minimaal 80 euro per uur wil werken, zal hij 1280 euro vragen voor datzelfde aantal uren.

Verschillende manieren van factureren

Dit zijn manieren die ik voorbij heb zien komen:

1) Een all-in-prijs per klus

• Voordeel: bijzonder makkelijk te offreren en factureren. Iedereen weet waar hij aan toe is.
• Nadeel: je gewerkte uren zijn niet inzichtelijk voor de opdrachtgever. Bovendien weet een opdrachtgever lang niet altijd wat ze willen en wat ze vragen. Als alles volgens plan verloopt krijg je normaal betaald, maar zodra er ergens iets misgaat zoals het uitlopen van een planning loop jij (en alleen jij) financieel risico. Ook kan het zijn dat er tijdens de fotografie nog wensen bij komen. Als je dan niet aangeeft dat er wat kosten bijkomen, is de kans aanwezig dat je niet voor die extra tijd een vergoeding krijgt.

Wil je opdrachtgever graag een vaste prijs? Realiseer je dat jij het risico draagt als iets uitloopt. Is iemand te laat of sta je in de file? Jij krijgt er dan niets extra’s voor. Ga daarom bij een vaste prijs niet te krap zitten. Tel al je uren op en bereken daarboven op bijvoorbeeld 10 procent extra.  

2) Alleen je fotografietijd berekenen

• Voordeel: de opdrachtgever weet vaak hoeveel tijd je op locatie bezig bent geweest voor het maken van foto’s. De factuur zal dus redelijk voorspelbaar zijn.
• Nadeel: wat voor tarief moet je vragen? Als je alleen je tijd op locatie berekend, is je uiteindelijke uurtarief voor alle gewerkte uren nogal divers. Want je tarief is inclusief de tijd die je nodig hebt om alle beelden te verwerken en ook inclusief reistijd. Stel dat je 140 euro per uur vraagt en je bent op locatie één uur bezig, dan factureer je 140 euro. Maar als je daarnaast ook nog een uur reistijd hebt en je bent nog twee uur bezig om alle beelden te verwerken en aan te leveren, ben je uiteindelijk vier uur bezig voor 140 euro: nog geen 35 euro per uur. Dat lijkt mij geen goed idee. Je zou je uurtarief kunnen verhogen. Maar het is lastig te verkopen als je 200 of 300 euro per uur vraagt. Bovendien wil je graag altijd voor eenzelfde uurtarief werken. En niet per klus bepalen of je die keer voor 120 of 170 euro per uur foto’s maakt.

3) Fotografietijd + een kilometervergoeding

• Voordeel: je opdrachtgever betaalt je reiskosten en weet meestal hoe lang je aanwezig bent op een locatie.
• Nadeel: de tijd dat je op reis bent voor de klus krijg je niet betaald. Je opdrachtgever betaalt je reiskosten, maar niet je reistijd. Naar mijn idee moet iedereen elke klus kunnen aannemen en mag dat financieel niet uitmaken waar die klus is. Als ik vanuit Den Haag een klus in Utrecht of Groningen ga doen, moet dat voor mij financieel gezien allemaal oké zijn. Natuurlijk zijn er ook een hoop andere factoren waarom men vaak liever een lokale fotograaf inhuurt. Maar als fotograaf zou het financieel gezien niet moeten uitmaken waar de klus is.

Als je het met mij eens bent, ontkom je er niet aan om een bedrag per reisuur te vragen en niet alleen een kilometervergoeding. Als jij bijvoorbeeld 75 euro per uur vraagt voor je reisuren dan zijn je reiskosten gedekt en verdien je ook nog een beetje als je voor een opdrachtgever onderweg bent. Op de website van de ANWB (https://www.anwb.nl/auto/autokosten) kun je de heel simpel de daadwerkelijke autokosten per kilometer berekenen. Veel auto’s zitten wat betreft de echte kosten tussen de 0,40 en 0,50 cent per kilometer. Als je een uur in de auto zit en 75 km maakt, kost dat dus tussen de 30 en 37,50 euro. Vraag je 75 euro per uur voor reistijd dan verdien je dus ook nog wat terwijl je voor je opdrachtgever aan het werk bent.

4) Een dagtarief vragen

• Voordeel: een offerte en factuur is snel gemaakt. Je hoeft die dag niet je uren bij te houden want je factureert een dagtarief als je een dag aan het werk bent. Voor sommige grotere klussen werkt dat prima.
• Nadeel: aangezien fotografie vaak gaat om wat kleinere klussen is het voor veel opdrachten niet reëel om een dagtarief te vragen. Bovendien, wat is een dag? Is dat acht uur? En is dat inclusief of exclusief reistijd en/of nabewerking? Als je één dag aan het fotograferen bent en die foto’s op een andere dag verwerkt, bereken je dan één of twee dagen? Dat kan allemaal verschillen per fotograaf. En dat is niet duidelijk.

5) Een bedrag per geleverde foto

• Voordeel: simpele prijsafspraak en makkelijk te factureren
• Nadeel: het is voor jezelf lastig om terug te rekenen hoeveel tijd je in een klus stopt. De connectie met de tijd die het je kost is door deze manier van berekenen volledig weg. Een opdrachtgever ziet ook wel in dat het maken van een foto uiteindelijk best veel tijd kost. Maar ze hebben geen idee hoeveel exact. In de meeste gevallen zullen ze dat ook liever niet willen weten.

Je kan best uitrekenen dat je 80 euro per uur wil verdienen, maar zorg dan dat als je ergens twee uur mee bezig bent je die foto ook voor 160 euro verkoopt.

Als je alleen een vaste prijs voor een foto berekent, is het niet inzichtelijk voor je opdrachtgever hoeveel tijd het jou als maker heeft gekost. Als jij weet dat een serie foto’s je acht uur heeft gekost om die te maken dan wil je daar uiteindelijk wel bijvoorbeeld 700 euro mee verdienen. Maar als je klant maar één foto wil, is het maar de vraag of ze daarvoor 700 euro willen betalen.

Veel uitgevers – waaronder Mediahuis (o.a. De Telegraaf, Metro) en de DPG Groep (o.a. AD, Volkskrant, Het Parool, nu.nl) – vergoeden een veel te laag bedrag per foto. Dat is alleen gunstig voor de uitgevers. Als je bekijkt wat je uiteindelijk per uur mag berekenen, word je daar als fotograaf niet vrolijk van. Een opdracht bestaat altijd uit reistijd, fotografietijd en tijd die het kost om de foto’s uit te zoeken, te bewerken en aan te leveren. Ga maar na hoeveel uren je kan werken als je 65 euro voor een foto krijgt. Als je voor een dergelijke mediapartij werkt, is het niet altijd mogelijk om zelf een factuur te maken. Want je moet je declaratie in hun systeem zetten. Toch is het dan wel handig om zelf je uren bij te houden. Doe dat eens een jaar en je hebt een goed inzicht in de tijd die een gemiddelde opdracht kost. Als je daarnaast ook je omzet van die klant bijhoudt, kun je na een jaar goed berekenen hoeveel je uiteindelijk per uur hebt verdiend.

6) Fotografietijd + een bedrag per aangeleverde foto

• Voordeel: je verdient ook een beetje als je de nabewerking doet.
• Nadeel: voor je verdiensten tijdens je nabewerking ben je afhankelijk van het aantal foto’s dat je gaat leveren. Dat is niet handig, want je wil gewoon een vast bedrag per uur verdienen. Door op deze manier te factureren ben je financieel afhankelijk van de hoeveelheid foto’s die je gaat aanleveren.

7) Reistijd + fotografietijd + nabewerking

• Voordeel: heel duidelijk voor de opdrachtgever en jezelf. Op deze manier weet iedereen hoeveel uren je in een klus hebt gestopt want je factureert alle tijd. Ook loop je als fotograaf weinig risico. Want mocht een klus om wat voor manier langer duren dan de bedoeling is, kun je altijd je daadwerkelijke uren berekenen. In een offerte kun je een schatting maken op basis van de reistijd, tijd op locatie en de nabewerking die je denkt nodig te hebben. Voor de duidelijkheid kun je in die offerte ook vermelden dat je een factuur stuurt op basis van je daadwerkelijk gemaakte uren en niet op basis van de schatting die je in de offerte geeft. Wil je opdrachtgever graag een vaste prijs? Realiseer je dan dat jij het risico draagt als iets uitloopt. Ga daarom bij een vaste prijs niet te krap zitten. Tel al je uren op en bereken daarboven op bijvoorbeeld 10% extra.
• Nadeel: je moet je uren bijhouden want alle uren factureer je.

Wat is nou de beste manier van facturatie?

Naar mijn idee is optie 7 de beste, meest transparante en eerlijke manier van factureren: het berekenen van reistijd, fotografietijd en de tijd die het kost om de beelden te verwerken en aan te leveren. Als elke fotograaf alle tijd die in een klus gaat zitten berekend, is dat ook richting opdrachtgevers het meest duidelijk. Als je begrip krijgt van opdrachtgevers door dat die inzien hoeveel tijd iets kost, kun je ook makkelijker je daadwerkelijke tijd berekenen. Dan is het voor opdrachtgever helemaal duidelijk wat iets kost. En als fotograaf krijg je een vergoeding voor alle gewerkte uren, zelfs als je een half uurtje langer bezig bent.

Werken voor uitgevers

Werk je regelmatig voor uitgevers waarbij je de declaratie in hun systeem moet zetten? Dan is het toch handig om zelf je uren per opdracht bij te houden. Dit geeft je een goed beeld van de tijd die je in opdrachten steekt. Naast de uitgevers heb je als ondernemer vast ook andere opdrachtgevers waarbij je wel een factuur kan maken. Het is dan handig te zorgen dat je alle tijd factureert (van reistijd tot en met de beeldverwerking).

Heb je een opdrachtgever waarbij je een bedrag per foto hebt afgesproken en daarvoor een factuur kan sturen? Zet in de factuur dan wel je uren en geef daar dan een korting op zodat je uiteindelijk op het afgesproken bedrag uitkomt. Op die manier kun je in de gaten houden hoeveel uur je daadwerkelijk in een klus stopt en weet de opdrachtgever dat ook. Heb je een afspraak om een foto voor bijvoorbeeld 95 euro te leveren dan kan een factuur er zo uit zien:

• Reistijd 0,5 x 75 per uur: € 37,50
• Tijd op locatie 0,6 uur x 90 per uur: € 54,-
• Beeldverwerking 0,7 uur x 75 per uur: € 52,50
• Totaal: € 144,-
• Korting in verband met prijsafspraak: € 49,00 -
• Totaal ex btw: € 95,-

Ik denk dat het voor de fotografiemarkt als geheel goed zou zijn als alle fotografen al hun tijd die ze in een klus stoppen, gaan afrekenen op basis van daadwerkelijk gewerkte uren. Een uniforme facturering is inzichtelijker en daardoor beter voor de markt. Het is voor opdrachtgevers makkelijk om te vergelijken en fotografen krijgen betaald voor alle tijd die een opdracht kost.

Wil je meer informatie over het ondernemen als fotograaf? Bekijk dan Informatie voor fotografen. Succes met ondernemen!