Een werkgever kan natuurlijk niet zomaar overgaan tot ontslag. Als hij van mening is dat een werknemer onvoldoende functioneert zal hij aan ‘dossieropbouw’ moeten doen. Daarbij wordt vaak het zogenoemde REP-systeem gevolgd. Die letters staan voor Reageer, Evalueer en Presteer of Procedeer.
De werkgever zal in functionerings- en beoordelingsgesprekken eerst moeten benoemen wat er aan de prestatie schort en hoe de werknemer dit binnen een afgesproken termijn kan verbeteren. Niet alleen de werknemer moet zich daarvoor inspannen. Van de werkgever wordt tegelijkertijd verwacht dat die de werknemer helpt zijn functioneren te verbeteren, bijvoorbeeld door het aanbieden van scholing, cursussen, interne begeleiding en externe coaching.
Vervolgens moet de werkgever het functioneren en de gemaakte afspraken regelmatig evalueren om te zien of de werknemer nu voldoet aan de gestelde eisen. Is dat niet het geval dan moet de werkgever benoemen wat de consequenties zullen zijn indien er geen verbetering optreedt: presteer of wij zijn van plan te gaan procederen om het dienstverband te beëindigen. In dat laatste geval vraagt de werkgever aan de rechter om de arbeidsovereenkomst op grond van disfunctioneren te mogen beëindigen. Het verzoek moet hij onderbouwen door middel van het opgebouwde dossier en daarnaast moet hij aantonen dat herplaatsing in een andere passende functie niet aan de orde is.
Ontslag is een uiterste consequentie waar de rechter niet snel toe over zal gaan. Doorgaans moet men langere tijd - ondanks een verbetertraject - niet conform de gestelde eisen presteren. Dat moet de werkgever aannemelijk maken en tevens moet hij in heldere bewoordingen duidelijk hebben gemaakt dat ontslag het gevolg zal zijn.
